نظام واحد للطلبات والمخزون والفواتير ورسائل العملاء، بدلاً من مجموعة جداول بيانات

1. 01

   نمذجة سير العمل الحقيقي قبل الشاشات

   نرسم كيف ينتقل الطلب من الاستفسار إلى عرض السعر ثم الفاتورة والتسليم والدفع، ومن يتعامل معه في كل مرحلة. نموذج البيانات يتبع هذا المسار، فتتطابق الشاشات مع طريقة تفكير الموظفين أصلاً ويكون التدريب قصيراً.

2. 02

   المخزون كحركات، لا كرقم

   المخزون هو مجموع الاستلامات والمبيعات والتسويات، ولكل منها مستخدم وتاريخ. الكمية الواحدة القابلة للتعديل لا يمكن تدقيقها، وسجل التدقيق هو ما يتيح للمدير أن يعرف أين حدث الخطأ في الجرد.

3. 03

   ضريبة القيمة المضافة والفواتير مدمجة، مع إشراك المحاسب

   تحمل الفواتير ضريبة القيمة المضافة 5% كبنود منفصلة مع ترقيم تسلسلي. تُؤكَّد القواعد الضريبية مع محاسب العميل، وبالنسبة للفوترة الإلكترونية، نتحقق منها مقابل متطلبات الإمارات الحالية قبل أن نضبط أي شيء.

4. 04

   واتساب عبر الواجهة الرسمية

   تصل الرسائل عبر WhatsApp Business Platform، التي تتطلب قوالب معتمدة للرسائل التي تبدأها الشركة وحساباً تجارياً. نبني عليها بدلاً من الأدوات غير الرسمية التي تعرّض الرقم لخطر الحظر.

5. 05

   المساعد يجيب من البيانات ويعرف متى يتوقف

   يقرأ مساعد الذكاء الاصطناعي الكتالوج والمخزون، ويجيب عن أسئلة الأسعار والتوفر، ويحوّل إلى موظف في الخصومات والشكاوى وأي شيء خارج بياناته. يذكر المصادر التي استخدمها، ويستطيع الموظفون مراجعة كل محادثة.

6. 06

   الأدوار والصلاحيات من اليوم الأول

   يرى فريق المبيعات والمستودع والمالية أشياء مختلفة، وتُخفى حقول السعر أو التكلفة حيث ينبغي. إضافة الصلاحيات بعد الإطلاق أصعب من تصميمها منذ البداية.

الجدول الزمني المخطط: مخطط كمشروع نظام تشغيل من 10 إلى 14 أسبوعاً: التعرف على سير العمل في الأسبوعين 1 و2، والتصميم في الأسابيع 2 إلى 4، والوحدات الأساسية في الأسابيع 4 إلى 10، وواتساب والمساعد في الأسابيع 9 إلى 12، ثم نقل البيانات والتدريب والإطلاق بعد ذلك.

صممه وبناه فريق الاستوديو لدينا.